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Langue:DeutschEnglish Last updated: 2026-10-23

Tabellen und Präsentationen: Formate und wesentliche Eigenschaften

Diese Seite legt für Tabellen und Präsentationen fest, in welchen Formaten Anton sie bevorzugt und akzeptiert, welche Eigenschaften erhalten bleiben müssen und was Anton davon heute misst oder prüft. Sie gehört zur Reihe je Formatkategorie (anton#687), nach den Bildern, PDF, Text sowie Audio und Video. Datenbanken gehören nicht hierher.

Was hier steht, braucht Anton für drei Dinge: um zu dokumentieren, was eine Tabelle oder Präsentation ausmacht (NDSA Cn-1.1), um zu prüfen, ob sie das noch tut (Cn-2.1), und um nach einer Migration zu belegen, dass nichts Wesentliches verloren ging (media:migrate).

Formate

Tabellen

Stufe Format Bedingung
bevorzugt ODS (OpenDocument Spreadsheet) ohne Passwort
bevorzugt XLSX ohne Passwort
bevorzugt CSV in UTF-8 für reine Daten, mit Beschreibung
akzeptiert XLS solange LibreOffice es liest
akzeptiert PDF/A nur als zusätzliche Ansicht neben dem Original

Präsentationen

Stufe Format Bedingung
bevorzugt ODP (OpenDocument Presentation) ohne Passwort
bevorzugt PDF/A-2u wo die Folien fest sind; siehe PDF
akzeptiert PPTX, PPT solange LibreOffice sie liest

Tabellen: Bevorzugt sind ODS und XLSX im Originalformat. Nur dort bleiben Formeln, versteckte Zeilen und Blätter erhalten; die KOST empfiehlt beide und rät von einer Umwandlung zwischen ihnen ab. ODS steht vorn, wie ODT bei Text; die NARA bevorzugt es und stuft es mit geringem Risiko ein, XLSX mit mittlerem. XLS liest LibreOffice; die KOST rät, es nach XLSX umzuwandeln, die NARA nur bei Fassungen vor Excel 97. Nach dem Grundsatz bleibt es, bis es sich nicht mehr lesen lässt. Für reine Daten ohne Formeln und Formatierung ist CSV in UTF-8 das dauerhafteste Format; die NARA bevorzugt es. Weil CSV keinen festen Standard hat und sich nicht prüfen lässt, liefert die Ablieferstelle eine Beschreibung mit: Trennzeichen, Maskierung von Trennzeichen und Zeilenumbrüchen, Anführungszeichen, Zahl der Felder, Kodierung und Datentypen (KOST). PDF/A hält nur die Erscheinung, nicht die Rechnung, und eine Umwandlung nach PDF/A muss «sogar sehr kritisch beurteilt werden» (KOST): als Ansicht neben dem Original, nicht an seiner Stelle.

Präsentationen: Bevorzugt ist ODP, wie ODT und ODS; die NARA bevorzugt es, die KOST lehnt ODP ab, aus denselben Gründen wie ODT. Wo die Folien fest sind, etwa bei einem Vortrag, der so gehalten wurde, liefert die Ablieferstelle besser zusätzlich PDF/A-2u. PPTX stuft die NARA mit geringem Risiko ein, die KOST akzeptiert es. Keynote liest LibreOffice nur unvollständig; die Ablieferstelle exportiert es als PPTX oder PDF.

Das Original bleibt bei beiden Master. Anton wandelt bei der Übernahme nicht um.

Auch hier gilt: Ein Archiv führt möglichst wenige Formate. Die Ablieferstelle liefert ohne Passwort und Schreibschutz und schaltet die automatische Aktualisierung von Datumsfeldern aus.

Wesentliche Eigenschaften

Gruppiert wie bei der NARA nach Erscheinung, Struktur, Verhalten und Kontext. Die Prüffragen sind dieselben wie bei Text; bei Tabellen fragt die NARA zusätzlich, ob das Entfernen eines Blatts den Inhalt verändert.

Tabellen

Gruppe Eigenschaft Quelle
Erscheinung Formatierung, wo sie etwas aussagt (bedingte Formatierung, Farbcodes) NARA
Diagramme und Grafiken NARA
Kommentare NARA
Pivot-Tabellen NARA
Struktur Werte jeder Zelle NARA
Blätter mit ihren Namen NARA
Zahl der Zeilen und Spalten, auch der versteckten NARA
Zeichenkodierung und, bei CSV, Trennzeichen und Maskierung NARA, KOST
Verhalten Formeln, wo sie erklären, wie gerechnet wurde, oder eine Pivot-Tabelle von ihnen abhängt NARA, KOST
Verweise innerhalb der Datei NARA
Kontext Verweise auf andere Dateien und Datenquellen: festgehalten NARA

Wesentlich ist nach der NARA zuerst der Wert in der Zelle, nicht die Formel: «The final data in the cell itself is the core feature». Die Formel zählt, wo sie den Wert erklärt. Nicht erhalten werden müssen Makros und fixierte Zeilen oder Spalten. Verweise auf andere Dateien oder ins Web hält Anton fest; ihr Ziel bewahrt das Archiv nur, wenn es mitgeliefert wurde.

Präsentationen

Gruppe Eigenschaft Quelle
Erscheinung Folien und ihre Reihenfolge NARA
Text, Tabellen, Bilder und Grafiken NARA
Seitengrösse und Ausrichtung, Schriften, Farbe, wo die Folien fest sind NARA
eingebettetes Audio und Video NARA
Struktur Sprechernotizen NARA
Gliederung NARA
Verhalten Verweise innerhalb der Datei NARA
Kontext eingebettete Metadaten (Titel, Autor, Daten, Sprache) NARA

Sprechernotizen zählen, wenn sie enthalten, was nicht auf den Folien steht; das ist oft so. Animationen und Übergänge müssen nicht erhalten bleiben, solange die Folien ohne sie vollständig und lesbar sind (NARA).

Was Anton misst und prüft

Stand: Version 0.111.1.

Eigenschaft Gemessen Geprüft
Format PRONOM-PUID mit Siegfried, wie bei allen Dateien Widerspruch zwischen Endung, MIME-Typ und PUID als Warnung
Öffnen lässt es sich – nur mittelbar bei Präsentationen: LibreOffice muss sie lesen, um die Nutzungskopie zu erzeugen, und diese wird wie ein PDF geprüft; bei Tabellen nein
Text für den Volltext: XLSX, ODS, PPTX, ODP und CSV direkt, PPT aus der PDF-Nutzungskopie; XLS nicht nein
Zeichenkodierung und Dialekt (CSV) Kodierung, Byte Order Mark, Zeilenenden, Trennzeichen (Komma, Semikolon, Tab, senkrechter Strich) und Zahl der Felder der ersten Zeile, mit libmagic bei der Übernahme –
alle übrigen Eigenschaften nein nein

Grenzen

  • Für Tabellen entsteht keine Nutzungskopie; sie erscheinen als Download unter «Weitere Dateien». Das ist entschieden: Eine Tabelle als PDF zerfällt bei breiten Blättern über viele Seiten und zeigt versteckte Zeilen nicht.
  • Für Präsentationen (ODP, PPTX, PPT) rechnet LibreOffice eine PDF-Nutzungskopie wie bei Text (anton#719); sie erscheinen dann unter «Dokumente» im PDF-Viewer. Die Kopie zeigt die Folien, nicht die Sprechernotizen. Auf einem Server ohne LibreOffice Impress entsteht keine.
  • XLS kommt nicht in den Volltext.
  • Bei CSV ist das Trennzeichen erschlossen: dasjenige, das die erste Zeile, Anführungszeichen beachtet, in die meisten Felder teilt. Die Beschreibung der Ablieferstelle ersetzt es nicht.
  • Ob eine Tabelle Formeln, versteckte Zeilen, Makros oder Verweise auf andere Dateien enthält, misst Anton nicht.

Was eine Migration prüfen muss

Anton kennt noch keine Regel, die Tabellen oder Präsentationen umwandelt. Kommt eine, etwa XLS nach XLSX, muss danach gelten:

  • Tabellen: Die Werte jeder Zelle sind gleich, in allen Blättern; Zahl der Blätter, Zeilen und Spalten ist gleich, versteckte eingeschlossen; Formeln und Kommentare sind übernommen.
  • Präsentationen: Zahl und Reihenfolge der Folien sind gleich; Sprechernotizen und eingebettete Medien sind übernommen.
  • Die eingebetteten Metadaten sind übernommen.
  • Die abgelieferte Datei bleibt als Original.

Quellen