Zugang, Sperre und Schutzfrist¶
Anton regelt den Zugang auf drei Ebenen: über die Rolle der Person, über die Einstellung, ob das Archiv überhaupt öffentlich ist, und am einzelnen Datensatz über zwei getrennte Dinge — die Sperre und die Schutzfrist.
Ist das Archiv öffentlich?¶
Die Einstellung public_access entscheidet, ob Aussenstehende den Katalog sehen. Ist sie ausgeschaltet, steht die Datenbank nur angemeldeten Personen offen. Ist sie eingeschaltet, ist der Katalog öffentlich — was einzelne Datensätze zeigen, regeln dann Sperre und Schutzfrist.
Welche Rolle was darf, steht im Einstieg.
Sperre und Schutzfrist¶
Die Schutzfrist schützt die Unterlagen, der Datensatz bleibt auffindbar. Die Sperre verbirgt den ganzen Datensatz, auch seine Beschreibung.
| Datensatz gesperrt | Schutzfrist | |
|---|---|---|
| Beschreibung (Titel, Daten, Verzeichnung) | unsichtbar | sichtbar und auffindbar |
| Bilder und Dokumente | unsichtbar | erst ab «Frei ab» |
| untergeordnete Einheiten | immer mitgesperrt | Typ: nein; «Frei ab» von Hand: ja |
| zeitlich begrenzt | nein | ja |
Sichtbar bleibt beides für interne Benutzer:innen, Bearbeitende und die Administration. Ein Archiv kann die Felder umbenannt haben; seit Anton 0.108 heissen sie im Standard so wie hier.
Datensatz gesperrt¶
Das Feld Datensatz gesperrt verbirgt den ganzen Datensatz vor der Öffentlichkeit: Beschreibung, Medien und alle untergeordneten Einheiten. Er erscheint weder in der Suche noch über Schnittstellen (API, OAI, Sitemap). Die Sperre vererbt sich immer nach unten — unter einem gesperrten Datensatz gibt es keinen öffentlichen.
Schutzfrist¶
Die Schutzfrist schützt nur die Unterlagen und Digitalisate: Unterliegt eine Verzeichnungseinheit noch einer Schutzfrist, bleibt der Datensatz sichtbar und auffindbar, die Bilder und Dokumente jedoch nicht.
Anton rechnet für jeden Datensatz ein Jahr aus, ab dem er frei ist. Massgeblich ist:
- Das Feld «Frei ab». Dieser Wert hat Vorrang und wirkt im Baum nach unten auf alle untergeordneten Einheiten.
- Sonst die Schutzfrist des gewählten Typs, gerechnet ab dem Entstehungsdatum. Typ-Schutzfristen gelten nur für den Datensatz selbst und vererben sich nicht.
Das Feld Schutzfrist wählt den Typ. Im Standard sind drei hinterlegt:
| Typ | Frist |
|---|---|
| öffentlich | keine — sofort frei |
| Standard Schutzfrist | 30 Jahre |
| verlängerte Schutzfrist | 70 Jahre |
Die Fristen sind pro Archiv konfigurierbar: Typen lassen sich umbenennen, ergänzen und in der Dauer ändern; ebenso ist «dauernd geschützt» möglich. Die Pflege ist Superusern vorbehalten; bei Anton as a Service ist dafür k & r zuständig.
«Frei ab» ist das erste freie Jahr
Bei Entstehung 1990 und 30 Jahren Frist steht dort 2021: ab 2021 sind die Unterlagen frei. Bis 0.107 hiess das Feld «Sperrfrist bis» oder «Schutzfrist bis» — der Wert war schon immer das erste freie Jahr.
Einzelne Medien: nur intern¶
Einzelne Medien lassen sich in der Bearbeitungsmaske auf nur intern setzen. Das gilt ohne Frist und nur für dieses Medium; Datensatz und übrige Medien bleiben, wie sie sind.
Einzelne Bereiche freigeben¶
Einer Person mit der Rolle Benutzer:in lässt sich der Zugang zu bestimmten Zweigen öffnen. In der Benutzerverwaltung werden dazu die IDs der Datensätze als kommagetrennte Liste eingetragen. Eine ID steht immer für den ganzen Zweig darunter.
Status der Beschreibung¶
Das Feld ist für Bestände gedacht. Steht ein Bestand auf Entwurf, ist er nur für interne Benutzer:innen, Bearbeitende und die Administration zugänglich.